Diese 3 Schritte machen Ihr Team noch effektiver!

ValueMiner GmbH, Robert J. Schiermeier

Wer kennt es nicht? Alle unter Volllast und trotzdem erreicht man nicht, was man sich vornimmt.

Viele Mitarbeiter kennen dieses Gefühl aus Projekten jedweder Art, sei es IT, Strategie, Produktinnovation oder gar ein Bauprojekt. Gerade unter Zeitdruck oder Konkurrenzdruck verlieren immer mehr Teams den Fokus auf das Wesentliche. Dann vergraben sich Projektteams, Teilprojektverantwortliche oder Product-Owner bis in die Morgenstunden in Details und versuchen mit überdurchschnittlicher Motivation, Teamspirit und Leistungsbereitschaft die Kuh vom Eis zu bekommen.

Gelingt es, so behält man dieses Muster bis zum Ausbrennen ganzer Teams, oder einzelner Leistungsträger bei. Heute weiß man, dass Effektivität vor allem mit der Kenntnis der Bedeutung einzelner Aktivitäten in ihrer Wirkung auf das Große und Ganze abhängt.

Es genügt einfach nicht mehr an der Arbeitsintensität oder - im übertragenen Sinne - an der Geschwindigkeit des Fließbandes zu schrauben, da heute mehr denn je die Leistung und die Effektivität ganzer Teams, oder Abteilungen nicht von einzelnen Strebern oder Arbeitsbienen abhängig ist, sondern von der Gesamtleistung.

Oder anders gesagt: Es kommt nicht auf die geleisteten Stunden an, sondern auf die erzielte Wirkung.

Effektivität in diesem Kontext kann nur geleistet werden, wenn wir den wesentlichen Bausteinen, den wesentlichen Pfeilern der Arbeitsleistung - nämlich den Teams - und deren Mitgliedern, Informationen und Aufgaben anvertrauen, die sie eigenverantwortlich im Rahmen einer geeigneten Koordination zum Erfolg führen können.

So gilt es, mit den folgenden drei Schritten die Effektivität im Team nachhaltig zu steigern um entweder den vorher beschriebenen Burnout oder gar das Scheitern zu vermeiden:

1. Stellen sie Transparenz bezüglich Zielsetzung sicher.

Effektivität bedeutet nämlich, dass sich die Leistungsbausteine der Teammitglieder oder Mitarbeiter an einem gemeinsamen Ziel orientieren. So wird die Leistung des Einzelnen auf das gemeinsame Ziel ausgerichtet. Stellen Sie daher sicher, dass die Zielsetzung möglichst in Deltas formuliert wird. Z.B. 150 neue Kandidaten als Partner im DACH Raum bis 31.7. via Social Media. So kann der Einzelne überprüfen, ob seine Herangehensweise oder seine Aktivitäten dem Ziel dienlich sind. Wenn die Beteiligten sich dann noch einig sind, welche Herausforderungen bei der Zielerreichung bedacht werden müssen, kann jeder die eigene Kreativität effektiv nutzen. 

2. Stellen Sie Verständnis der wesentlichen Zusammenhänge sicher (Alignment)

Kennen alle wesentlichen Mitglieder die zentralen Hebel um ein Ergebnis sicher zu stellen, so können sie nicht nur eigene Tasks aus der eigenen Priorität abarbeiten, sondern auch die Wichtigkeit für verbundene Aktivitäten berücksichtigen. So wird aus Teiloptimierung, Optimierung aus ganzheitlicher Sicht. Vor allem bei gegenseitigen Abhängigkeiten ist ein gemeinsames Verständnis unabdingbar. Oft jedoch können diese nicht unmittelbar erkannt oder eingeschätzt werden. Daher sollte zusätzlich zu 3. eine leicht verständliche Visualisierung genutzt werden. So wird auch das komplexeste Projekt für die wesentlichen Leistungsträger einfach und schnell verständlich.

3. Stellen Sie regelmäßige Koordinationsmöglichkeiten sicher.

Erfahrungen im IT-Projektmanagement zeigen, dass Schritt eins und zwei nur in den Köpfen der relevanten Player verankert werden können, wenn dies regelmäßig und im persönlichen Austausch geschieht. Denn wie in 2. ausgeführt, kann man als Team am gemeinsamen Ziel nur effektiv arbeiten, wenn ein gemeinsames Verständnis herrscht. Genauso kann man an zentralen Hebeln nur dann gemeinsam ziehen, wenn man diese auch gemeinsam als wichtig erkennt. Daher sind Koordinationsmeetings in denen 1. und 2. im persönlichen Kontakt erläutert werden, unabdingbar. Der Vorteil von solchen "Scrums" ist derart offensichtlich, dass seit einiger Zeit bereits außerhalb der IT diese Methode erfolgreich eingesetzt wird. 

Diesen Abgleich der Einzelperspektiven und die Verschmelzung zu einem Team- oder Abteilungsverständnis kann nur regelmäßiger persönlicher Austausch sicherstellen. Denn am Ende stellen Menschen die Weichen in Richtung Erfolg oder Scheitern.

Und wir alle wünschen uns ja mehr Erfolg. 

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von Robert J. Schiermeier