Zeitmanagement – wie es für unsere Firma richtig gut funktioniert?

ValueMiner GmbH, Robert J. Schiermeier

Für wen ist Zeitmanagement eigentlich relevant? Für Manager, für Frischlinge im Job, für alte Hasen, für Overachiever, für die die nix auf die Reihe bekommen oder für Wen? Für mich war es in jedem Fall Gold wert. 

Als Vorbereitung auf meinen ersten Job, erwarb ich ein Buch über Zeitmanagement. Motiviert wie ich war, wollte ich von Anfang an Alles richtig machen. Daher habe ich wie im Buch empfohlen die Checklisten für mich angepasst, mit meinem Mentor reflektiert, den Prozess für mich in den Alltag integriert – das volle Programm. Die erste Woche war anstrengend, aber erfolgreich; die zweite Woche war komplett fremdbestimmt und da lag die Ausrede nahe, das Zeitmanagement für mich nicht relevant ist, da eh abgearbeitet werden muss was der Chef verlangte. Priorisieren taten Andere für mich. Aber ich hatte ein gutes System gefunden, das in meinem Entscheidungsrahmen richtig gut funktionierte, nämlich das „Eisenhower-Prinzip“. Wer es nicht kennt, dem sei es schnell erläutert: Man sortiert seine Tasks oder Themen in 4 Quadranten, die durch die beiden Achsen „Wichtig“ und „Dringlich“ aufgespannt werden.

1.       Die dringenden aber nicht wichtigen können delegiert werden,

2.       die wichtigen und dringlichen geht man direkt selbst an.

3.       Die wichtigen und nicht dringlichen terminiert man und erledigt diese geplant.

4.       Die weder dringlichen noch wichtigen sind zu ignorieren.

Damit kam ich gut über die Runden. Delegieren fiel mir zwar schwer, aber ich versuchte mein Bestes. Problematisch war nur das einsortieren. Je mehr ich über das Thema Zeitmanagement nachdachte (nicht, dass es mich Nächte lang wachhielt!), desto mehr verfestigte sich die Sicht, dass das echte Problem nicht die Zeit war, sondern die Priorität. Oder besser gesagt der Fokus. Auch das obige Prinzip – immer noch einer der Klassiker hilft in dieser Hinsicht nicht weiter. Hier geht man davon aus, dass die Bewertung schon vorlag. Dabei war das mein Problem, genau diese Bewertung. Denn woher sollte ich wissen, wie wichtig etwas wirklich ist. Also nicht nur auf Grund der Dezibel des Auftraggebers, sondern im Vergleich zu anderen. Am besten wäre ein Link in die Strategie, um die Wichtigkeit eines Tasks direkt daraus abzuleiten. Diese jedoch so weit zu operationalisieren, dass man die damit die operativen Prioritäten bewerten kann ist aber nicht wirklich einfach und auch nicht für jeden Task sinnvoll. Also habe ich das obige Prinzip für mich weiter angepasst und mit der Granularität der Zeitschiene gespielt:

Dringend: Heute, Diese Woche, Diesen Monat

Damit hat sich das Bild super entzerrt. Zudem habe ich mir angewöhnt bei wichtigen Punkten, ins besondere bei delegierten Punkten nach dem zu lösenden Problem zu fragen. Am Anfang kam ich mir komisch vor, da ich ja supporten wollte und nicht den Prozess verlangsamen. Aber die meisten Kunden und Kollegen fanden das Vorgehen gut oder wollten es sogar übernehmen.

Mittlerweile nutzen wir das Prinzip firmenweit und meine Mitarbeitenden kommen gut zurecht. Ergänzt haben wir das Prinzip noch mit dem Delta-Ansatz aus ValueMiner und als Softwarefirma natürlich mit Tools unterstützt. So ergänzen wir jedes Business Scrum Meeting mit der Frage nach den strategischen Deltas im nächsten Quartal und versuchen so die Einschätzung der Wichtigkeit zu unterstützen, so dass das Team sich selbst managen kann. Aus ValueMiner exportieren wir die Tasks in verschiedene Systeme, je nach Vorliebe des Mitarbeiters und der arbeitet Sie selbstbestimmt ab.

Zeitmanagement hängt nach wie vor auch bei uns massiv von Disziplin und /oder Fokus der Teams ab. Aber wir haben das Gefühl stetig besser zu werden und den Fokus trotz Wachstum und Geschwindigkeit nicht zu verlieren. Das liegt aus unserer Sicht auch am gegenseitig verantwortungsvollen Umgang mit der Arbeitszeit der Einzelnen. Daher unsere Erkenntnis: Suchen Sie sich eine Methode aus die Ihnen liegt, passen Sie diese an und suchen Sie sich ein Tool oder eine Form der Verstetigung. Und dann hilft nur diszipliniert daran zu arbeiten - leider!