Die 7 häufigsten Gründe für das Scheitern von Projekten und wie man sie verhindert

Kürzlich wurde die NBA-Champion Giannis Antetokounmpo wurde gefragt, ob die Saison seines Teams Bucks als gescheitert angesehen werden müsse, weil sie nach einer Serie von fünf Spielen gegen die unterklassigen Miami Heat ausgeschieden seien. „Man arbeitet auf ein Ziel hin“, antwortete er, „es ist kein Misserfolg.“ Es sind Schritte zum Erfolg. (…) Darum geht es beim Sport. Man gewinnt nicht immer.“ 

Genau wie im Sport ist das Scheitern von Projekten auch in der Geschäftswelt ein Ereignis, dem wir uns zwar nicht ganz entziehen können, das aber häufig vermeidbar ist.

Das Streben nach einer 100%-Erfolgsquote ist möglicherweise nicht rational. Wenn Sie sich jedoch häufiger Fallstricke bei Projekten bewusst sind und geeignete Managementtools einsetzen, können Sie Ihre Erfolgschancen erheblich erhöhen.

Was ist also ein Projektscheitern? 

Ein Projekt scheitert, wenn es die vereinbarten Anforderungen nicht innerhalb der festgelegten Budget- und Zeitvorgaben erfüllt.  

Allerdings sind es oft die Stakeholder, die letztendlich aufgrund ihres Urteilsvermögens und ihrer Zufriedenheit mit dem Endergebnis darüber entscheiden, ob das Projekt ein Erfolg oder ein Misserfolg war. 

Dennoch können, genau wie im Basketball, Projekte, die wie gescheitert erscheinen, dennoch große Punkte erzielen. Möglicherweise halten Sie nicht alle Fristen oder Ergebnisse ein, unternehmen aber dennoch Schritte. Scheitern macht nie Spaß, ist aber oft die Kehrseite des Setzens großer, kühner Ziele. Das Wichtigste ist, sicherzustellen, dass wir aus den richtigen Gründen scheitern und nicht über etwas stolpern, das wir hätten umgehen können.  

Das Scheitern von Projekten zu verhindern, liegt tatsächlich in greifbarer Nähe. Es erfordert eine fortschrittliche Planung und die Beseitigung häufiger Projektfallen im Vorfeld. 

7 Gründe, warum Projekte scheitern (und wie man es verhindert)

Hier ein Blick auf die 7 häufigsten Ursachen für das Scheitern von Projekten. Lassen Sie uns gemeinsam sehen, wie Sie sie vermeiden und Ihr nächstes Projekt (und die darüber hinausgehenden) erfolgreich machen können.

1. Mehrdeutige Ziele und Ziele

Stellen Sie sich ein Basketballspiel vor, bei dem die Spieler nicht wissen, auf welchen Korb sie schießen sollen. Klingt chaotisch, oder?

Ebenso ist es in der Welt des Projektmanagements, ein Projekt ohne klar definierte Ziele zu starten, als würde man ohne Kompass in stürmischer See in See stechen. Ohne klare Ziele lässt sich nicht abschätzen, ob man dem Erfolg näher kommt oder vom Kurs abweicht.

Der beste Schutz gegen diesen häufigen Fehltritt besteht darin, während der Planungsphase messbare, klare Ziele festzulegen. Teilen Sie von dort aus diese großen Ziele in kleinere, besser überschaubare Teile auf. Auf diese Weise ist die Gefahr von Missverständnissen oder Fehlinterpretationen seitens Ihres Teams geringer. Um sicherzustellen, dass das gesamte Team einig ist und auf das gleiche Ziel setzt, beziehen Sie es von Anfang an in den Zielsetzungsprozess ein. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder den Platz betritt und genau weiß, wofür er spielt.

2. Unrealistische Erwartungen

Sind Ihre Ziele erreichbar?

Stellen Sie sich vor, Sie würden versuchen, in einem Basketballspiel jeden Schlag von der Mittelfeldlinie aus auszuführen. Sicher, es mag cool aussehen und das Team anfeuern, wenn man es schafft, aber es ist keine nachhaltige Strategie, um Spiele zu gewinnen. Gleiches gilt für das Projektmanagement.

Während es wichtig ist, messbare und ehrgeizige Ziele zu haben, um Ihre Kollegen voranzubringen, müssen diese Ziele im Bereich des Möglichen liegen. Wenn Sie nichts anderes tun, als Halbfeldwürfe zu machen – oder sich unerreichbare Ziele zu setzen –, kann dies Ihr Team stressen und den Zeitplan Ihres Projekts ins Wanken bringen.

Als Trainer Ihres Projekts ist es Ihre Aufgabe, Ihre Spieler zu kennen. Sie müssen die Stärken, Fähigkeiten und Fähigkeiten jedes Teammitglieds verstehen. Sich ein klares und realistisches Verständnis davon zu verschaffen, was Ihr Team erreichen kann und wann es liefern kann, ist gleichbedeutend damit, die richtigen Spielzüge für die richtigen Spieler zu entwickeln. So bereiten Sie Ihr Projekt auf eine erfolgreiche Saison vor.

3. Mangelnde Sichtbarkeit

Wie hängen Ihre Aufgaben mit denen Ihrer Teamkollegen zusammen?

Denken Sie an ein Basketballspiel, bei dem Sie den Ball zuspielen, aber Ihr Teamkollege weiß nicht, dass er ihn erhalten soll. Bei einem Projekt, genau wie auf dem Platz, spielt jeder eine Rolle. Vielleicht sind Sie derjenige, der das Projekt startet, ähnlich wie beim Einleiten eines Angriffsspiels, während jemand anderes für die Überwachung bestimmter Aufgaben verantwortlich ist, etwa für das Blocken von Schüssen. Alle Bewegungen sind miteinander verknüpft, was jedoch nicht immer für jeden offensichtlich ist.

Selbst das bestgeplante Projekt kann schnell aus der Bahn geraten, wenn die Sicht eingeschränkt ist. Wenn ein Teammitglied nicht das gesamte Geschehen überblicken kann – oder den breiteren Projektkontext, die Wichtigkeit seiner Aufgaben oder die Auswirkungen einer Verzögerung nicht versteht – kann dies einen Dominoeffekt auslösen, der das gesamte Projekt aus dem Gleichgewicht bringt.

Deshalb ist es wichtig, eine solide zu haben Projektmanagementsystem an Ort und Stelle. Dies sollte hervorheben, wie Alle Aufgaben passen zusammen und sorgen für Transparenz für alle Mitglieder der Arbeitsgruppe, nicht nur für den Projektmanager. Erwägen Sie jedoch, über die herkömmlichen, schwer zu navigierenden Excel-Listen hinauszugehen. Suchen Sie nach Software, die automatisch visuelle Hilfsmittel für Sie generiert, wie zum Beispiel interaktive neuronale Netzwerkdiagramme, die Zusammenhänge und Abhängigkeiten in Echtzeit veranschaulichen.

Wenn jeder die strategische Bedeutung seiner Aufgaben versteht, kann er bei Bedarf wechseln oder unterstützen. Genau wie in einem gut koordinierten Team führt eine bessere Sichtbarkeit zu proaktiverem Arbeiten und Problemlösen im Projektmanagement.

4. Kommunikationslücken

Ist alles klar?

Es sollte selbstverständlich sein, aber Kommunikation im Projektmanagement ist der Schlüssel.

Das Projektmanagement-Institut (PMI) legt nahe, dass schlechte Kommunikation in etwa einem Drittel der Fälle zum Scheitern von Projekten beiträgt. Dieser Mangel an effektiver Kommunikation kann unter anderem zu Unwissenheit unter den Teammitgliedern, einem Rückgang der Produktivität, unnötigem Stress und mangelndem Vertrauen führen.

Ohne einen Spielplan für die Kommunikation könnten Unternehmen genauso gut mit jedem Projekt, das sie starten, Millionen von Dollar in den Wind werfen.

Um diese Kommunikationsfalle zu vermeiden, sollten Sie das Projekt nicht überstürzen. Nehmen Sie sich stattdessen einen Moment Zeit, bevor das Projekt beginnt, um eine solide Kommunikationsstrategie zu entwickeln und zu verbreiten. Dieser Plan sollte klären, welche Kommunikationskanäle wann genutzt werden sollen. Während das Projekt läuft, legen Sie Wert auf Ehrlichkeit und Klarheit. Ermutigen Sie Ihre Teammitglieder, konkrete, prägnante Fragen zu stellen, anstatt vage Fragen zu stellen, die zu Verwirrung führen könnten.

Denn genau wie beim Basketball ist eine klare und konsistente Kommunikation der Schlüssel für ein tolles gemeinsames Spiel.

5. Planungsverzögerungen

Haben Sie schon einmal miterlebt, wie aus kleinen Ausgaben bei einem Geschäftsprojekt eine große Kostenüberschreitung wurde?

Genau wie ungeprüfte Ausgaben scheinen Terminverzögerungen zunächst unbedeutend zu sein. Eine kleine Verzögerung bei einer Aufgabe hier, ein verspäteter Bericht dort und bevor Sie es merken, ist Ihr Projekt in Schwierigkeiten, es kommt zu Überschreitungen und der Stresspegel steigt. Als Projektmanager ist es Ihre Aufgabe, das Schiff schnell wieder auf Kurs zu bringen.

Die gute Nachricht ist, dass die Technologie im Jahr 2023 Ihr Verbündeter bei der Vermeidung dieser Falle sein kann. Hebelwirkung innovative Software, können Sie eine umfassende Roadmap verwenden, die jeden Schritt, der abgeschlossen werden muss, klar umreißt, wer dafür verantwortlich ist und wann jede Aufgabe oder jedes Ziel fällig ist. Eine effektive Projekt-Roadmap vermittelt Ihrem Team ein klares Verständnis dafür, wie Aufgaben miteinander verknüpft sind, sodass Sie erkennen können, welche wichtigen Meilensteine von anderen abhängig sind. Dies bedeutet, dass Sie ausgehend von den Fälligkeitsterminen rückwärts planen können und so sicherstellen, dass für jeden Schritt ausreichend Zeit zur Verfügung steht.

6. Unzureichendes Risikomanagement

Haben Sie schon einmal erlebt, dass sich ein kleines Problem in einem Projekt zu einem großen Problem entwickelt hat, weil es nicht frühzeitig angegangen wurde?

Risikomanagement ist für Projektmanager von entscheidender Bedeutung. Es hilft dabei, potenzielle Probleme zu identifizieren, zu bewerten und darauf zu reagieren, die während des Lebenszyklus eines Projekts auftauchen und dessen Fortschritt beeinträchtigen könnten. Wenn Risiken nicht effektiv gemanagt werden, können sie in späteren Phasen des Projekts auftauchen und zu erheblichen Verzögerungen, Budgetüberschreitungen und sogar zum Scheitern des Projekts führen.

Ein proaktiver Ansatz zur Umgehung dieses Problems besteht darin, sich auf den schlimmsten Fall vorzubereiten. Dabei geht es darum, sich auf „Was-wäre-wenn“-Situationen zu konzentrieren und angemessen auf mögliche Entwicklungen vorbereitet zu sein.

Wie NBA-Superstar Giannis Antetokounmpo sagte, müssen wir anerkennen, dass es in jedem Projekt, wie in jedem Spiel, gute und schlechte Tage geben wird. Dinge können und werden schief gehen. Zum Glück innovative Technologie, Insbesondere hochmoderne KI-gestützte Plattformen können in Kombination mit sorgfältig geplanten Strategien die Wirksamkeit des Risikomanagements erheblich steigern.

7. Überwachen und kontrollieren

Sind Sie über den Echtzeitstatus Ihres Projekts auf dem Laufenden?

Die Überwachung und Steuerung des Projekts ist einer der wichtigsten Schritte bei der Messung des Projekterfolgs.

Allerdings fällt es Projektmanagern oft schwer, in Echtzeit den Überblick über die aktuelle Situation zu behalten, ohne Feedback von jedem Teammitglied einzuholen. Ein klarer, sofortiger Überblick und ein Verständnis des Projektstatus können der Schlüssel zur Vermeidung von Verzögerungen, Missverständnissen und Arbeitsausfällen sein.

Wie im Geschäftsleben ist Zeit auch bei Projekten oft ein entscheidender Erfolgsfaktor. Wir alle haben diesen „Wenn ich das nur früher wüsste“-Moment erlebt. Mit den richtigen Tools, die Ihnen zur Verfügung stehen, können Sie zeitaufwändige Check-ins mit Teamkollegen einsparen und haben einen klaren Überblick zur Hand, um Überraschungen zu erkennen, bevor sie die Chance haben, Ihr Projekt aus der Bahn zu werfen. Das Dienstprogramm endet hier nicht; Sie können Benachrichtigungen sogar basierend auf Rollen anpassen. Sie entscheiden, wann und welche Projektaktualisierungen oder Statusbenachrichtigungen Sie erhalten möchten. Es ist, als ob ein persönlicher intelligenter Assistent auf Sie aufpasst. Es geht darum, informiert und konzentriert zu bleiben und die Kontrolle über den Fortschritt Ihres Projekts zu behalten.

So vermeiden Sie mit Hilfe von ValueMiner das Scheitern von Projekten

Auch wenn die Fallstricke des Scheiterns von Projekten schon seit einiger Zeit bekannt sind, sind dank Planung und Technologie neue Lösungen entstanden. Das Streben nach proaktivem und effektivem Projektmanagement kann die Investition in Software erfordern, eine gängige Strategie. Laut KPMG nutzen satte 71% der Organisationen Projektmanagement-Software, um die Kontrolle und Verwaltung ihrer Projekte zu verbessern.

Maßgeschneiderte Software kann Ihre Geheimkarte sein, um dem Scheitern eines Projekts zu entgehen. Es hält Ihre Ziele im Blick, bietet übersichtliche Dashboards und Berichtsschnittstellen und ermöglicht eine Echtzeitüberwachung.

Eingeben ValueMiner, die All-in-one-KI-gestützte Softwareplattform das alle richtigen Tools an einem Ort vereint, um Ihre Projekte und Teammitglieder auf dem Laufenden zu halten. Mit ValueMiner erhalten Sie Echtzeit-Heatmaps, leicht anpassbare Roadmaps und interaktive neuronale Netzwerkwolken, die die gegenseitigen Abhängigkeiten zwischen Aufgaben, Zielen und Rollen hervorheben. Unsere Mission bei ValueMiner ist es, Ihnen dabei zu helfen, Ihre Zeit und Ressourcen durch eine personalisierte Plattform zu optimieren, damit Sie Ihre Projekte mühelos und erfolgreich verwalten können.

Denken Sie daran: Genauso wie ein NBA-Team eine Saison ohne Meisterschaft nicht als Misserfolg betrachtet, sollten Sie Projektrückschläge nicht als Misserfolge betrachten. Mit der KI-gestützten Softwareplattform von ValueMiner können Sie Projekte jeder Größe nahtlos planen, zusammenarbeiten, organisieren und pünktlich liefern. Nehmen Sie noch heute Kontakt mit uns auf!