Die 7 Hauptgründe für das Scheitern von Projekten und wie man es verhindern kann

In einem Interview wurde NBA-Champion Giannis Antetokounmpo gefragt, ob die Saison seines Teams Bucks als Misserfolg zu werten sei. „Man arbeitet auf ein Ziel hin“, antwortete er, “das ist kein Misserfolg. Es sind Schritte zum Erfolg. (...) Das ist es, worum es im Sport geht. Man gewinnt nicht immer.“ 

Genau wie im Sport ist auch in der Geschäftswelt das Scheitern von Projekten ein Ereignis, dem man nicht ganz entgehen kann, das aber häufig vermeidbar ist.

Eine Erfolgsquote von 100 % anzustreben, mag zwar nicht rational sein, doch wenn Sie auf häufige Fallstricke bei Projekten achten und geeignete Managementinstrumente einsetzen, können Sie Ihre Erfolgschancen erheblich steigern.

Was ist also ein Projektmisserfolg?

Ein Projekt wird zum Misserfolg, wenn nicht gelingt, die vereinbarten Anforderungen innerhalb der festgelegten Budget- und Zeitvorgaben zu erfüllen.

Allerdings sind es oft die Stakeholder, die letztendlich aufgrund ihres Urteilsvermögens und ihrer Zufriedenheit mit dem Endergebnis darüber entscheiden, ob das Projekt ein Erfolg oder ein Misserfolg war.

Doch wie beim Basketball können auch Projekte, die wie Misserfolge aussehen, noch wichtige Punkte bringen. Sie halten vielleicht nicht alle Fristen ein, aber Sie machen trotzdem Fortschritte.

Scheitern ist nie lustig, aber es ist oft die Kehrseite des Setzens großer, kühner Ziele. Das Wichtigste ist, dass wir aus den richtigen Gründen scheitern und nicht über etwas stolpern, das wir hätten vermeiden können.

Das Scheitern von Projekten zu verhindern, ist in der Tat möglich. Es erfordert eine vorausschauende Planung und das Ausschalten gängiger Projektfallen.

7 Gründe, warum Projekte scheitern (und wie man es verhindert)

Hier ein Blick auf die 7 häufigsten Ursachen für das Scheitern von Projekten. Lassen Sie uns gemeinsam überlegen, wie Sie diese vermeiden und Ihr nächstes Projekt (und die darauffolgenden) zum Erfolg führen können.

1. Zweideutige Ziele und Aufgaben

Stellen Sie sich ein Basketballspiel vor, bei dem die Spieler nicht wissen, auf welchen Korb sie werfen sollen. Klingt chaotisch, oder?

Ähnlich verhält es sich in der Welt des Projektmanagements. Ein Projekt ohne klar definierte Ziele und Vorgaben zu starten ist wie in stürmischer See ohne Kompass in See zu stechen.. Ohne klare Ziele können Sie nicht beurteilen, ob Sie dem Erfolg näher kommen oder vom Kurs abkommen.

Der beste Schutz gegen diesen häufigen Fehltritt ist die Festlegung messbarer, klarer Ziele während der Planungsphase.

Zerlegen Sie dann diese großen Ziele in kleinere, besser zu bewältigende Teile. Auf diese Weise ist die Gefahr von Missverständnissen oder Fehlinterpretationen seitens Ihrer Gruppe geringer.

Um sicherzustellen, dass das gesamte Team zusammenhält und auf denselben Korb zielt, sollten Sie es von Anfang an in den Zielsetzungsprozess einbeziehen. So kann sichergestellt werden, dass jeder auf dem Platz genau weiß, wofür er spielt.

2. Unrealistische Erwartungen

Sind Ihre Ziele erreichbar?

Stellen Sie sich vor, Sie versuchen, in einem Basketballspiel jeden Wurf von der Mittellinie aus zu machen. Das sieht zwar cool aus und feuert die Mannschaft an, wenn man es schafft, aber es ist keine nachhaltige Strategie, um Spiele zu gewinnen. Das Gleiche gilt für das Projektmanagement.

Obwohl es wichtig ist, messbare und ehrgeizige Ziele zu haben, um Ihre Kollegen voranzubringen, müssen diese Ziele im Bereich des Möglichen liegen.Wenn Sie nur halbherzig vorgehen oder sich unerreichbare Ziele setzen, kann das Ihr Team stressen und den Zeitplan Ihres Projekts ins Wanken bringen.

Als Coach Ihres Projekts ist es Ihre Aufgabe, Ihre Spieler zu kennen. Sie müssen die Stärken, Fähigkeiten und Fertigkeiten der einzelnen Teammitglieder kennen.

Ein klares und realistisches Verständnis davon zu bekommen, was Ihr Team leisten kann und wann es liefern kann, ist gleichbedeutend damit, die richtigen Spielzüge für die richtigen Spieler zu entwerfen. So stellen Sie Ihr Projekt auf eine erfolgreiche Saison ein.

3. Mangelnde Sichtbarkeit

Wie hängen Ihre Aufgaben mit denen Ihrer Teamkollegen zusammen?

Denken Sie an ein Basketballspiel, bei dem Sie den Ball weitergeben, Ihr Teamkollege jedoch nicht weiß, dass er ihn annehmen soll. Bei einem Projekt spielt jeder eine Rolle, genau wie auf dem Spielfeld.

Vielleicht sind Sie derjenige, der das Projekt startet, ähnlich wie bei einem Angriffsspiel. Und vielleicht ist jemand anderes für die Überwachung bestimmter Aufgaben zuständig. Alle Schritte sind miteinander verknüpft, aber das ist nicht immer für alle offensichtlich.

Selbst das bestgeplante Projekt kann schnell aus dem Ruder laufen, wenn die Sichtbarkeit eingeschränkt ist. Wenn ein Teammitglied das gesamte Spielfeld nicht sehen kann - oder den breiteren Projektkontext, die Bedeutung seiner Aufgaben oder die Auswirkungen einer Verzögerung nicht versteht - kann dies einen Dominoeffekt auslösen, der das gesamte Projekt aus dem Gleichgewicht bringt.

Deshalb ist ein solides Projektmanagementsystem von entscheidender Bedeutung. Dies sollte verdeutlichen, wie Dieses sollte aufzeigen, wie alle Aufgaben zusammengehören, und die Transparenz für alle Mitglieder der Arbeitsgruppe und nicht nur für den Projektleiter gewährleisten. Überlegen Sie sich, ob Sie nicht lieber auf herkömmliche, schwer zu navigierende Excel-Listen zurückgreifen sollten.

Setzen Sie auf Software, die automatisch visuelle Hilfsmittel für Sie generiert, z. B. interaktive neuronale Netzdiagramme, die Zusammenhänge und Abhängigkeiten in Echtzeit veranschaulichen.

Wenn jeder die strategische Bedeutung seiner Aufgaben versteht, kann er bei Bedarf umschewenken oder helfen. Genau wie in einem gut koordinierten Team, bessere Sichtbarkeit zu einer proaktiveren Arbeit und Problemlösung im Projektmanagement.

4. Lücken in der Kommunikation

Ist alles klar?

Es sollte selbstverständlich sein, aber Kommunikation im Projektmanagement ist der Schlüssel.

Das Projektmanagement-Institut (PMI) geht davon aus, dass schlechte Kommunikation in etwa einem Drittel der Fälle zum Scheitern eines Projekts beiträgt. Der Mangel an effektiver Kommunikation kann unter anderem zu Unkenntnis unter den Teammitgliedern, Produktivitätseinbußen, unnötigem Stress und mangelndem Vertrauen führen.

Ohne einen Plan für die Kommunikation könnten Unternehmen mit jedem Projekt, das sie beginnen, Millionen von Dollar in den Wind schießen.

Um diese Kommunikationsfalle zu vermeiden, sollten Sie das Projekt nicht überstürzen. Nehmen Sie sich stattdessen einen Moment Zeit, bevor das Projekt beginnt, um eine solide Kommunikationsstrategie zu erstellen und zu verbreiten.

In diesem Plan sollte geklärt werden, welche Kommunikationskanäle zu welchem Zeitpunkt genutzt werden sollen. Legen Sie während des Projekts großen Wert auf Ehrlichkeit und Klarheit. Ermuntern Sie Ihre Teammitglieder, spezifische, präzise Fragen zu stellen, anstatt vage Fragen zu stellen, die zu Verwirrung führen könnten.

Denn genau wie beim Basketball ist eine klare und konsequente Kommunikation der Schlüssel zu einem großartigen gemeinsamen Spiel.

5. Planungsverzögerungen

Haben Sie schon einmal erlebt, dass eine kleine Ausgabe zu einer großen Kostenüberschreitung bei einem Unternehmensprojekt führt?

Genau wie unkontrollierte Ausgaben können auch Verzögerungen bei der Terminplanung zunächst unbedeutend erscheinen. Eine kleine Verzögerung bei einer Aufgabe hier, ein verspäteter Bericht dort und ehe Sie sich versehen, steckt Ihr Projekt in Schwierigkeiten, es kommt zu Zeitüberschreitungen und der Stresspegel steigt. Als Projektmanager ist es Ihre Aufgabe, das Schiff schnell wieder auf Kurs zu bringen.

Die gute Nachricht ist, dass die Technologie heute Ihr Verbündeter sein kann, um diesen Fallstrick zu vermeiden.

Durch den Einsatz innovativer Software können Sie einen umfassenden Fahrplan erstellen, in dem alle zu erledigenden Schritte klar umrissen sind, wer dafür verantwortlich ist und wann die einzelnen Aufgaben oder Ziele fällig sind.

Ein effektiver Projektplan bietet Ihrem Team ein klares Verständnis dafür, wie Aufgaben miteinander verbunden sind, und ermöglicht es Ihnen zu erkennen, welche wichtigen Meilensteine von anderen abhängig sind. So können Sie von den Fälligkeitsterminen aus rückwärts planen und sicherstellen, dass für jeden Schritt ausreichend Zeit zur Verfügung steht.

6. Unzureichendes Risikomanagement

Haben Sie schon einmal erlebt, dass sich ein kleines Problem in einem Projekt zu einem großen Problem entwickelt hat, weil es nicht frühzeitig angegangen wurde?

Das Risikomanagement ist für Projektmanager von entscheidender Bedeutung. Es hilft bei der Identifizierung, Bewertung und Reaktion auf potenzielle Probleme, die während des Lebenszyklus eines Projekts auftauchen und den Projektfortschritt stören könnten.

Wenn Risiken nicht effektiv gemanagt werden, können sie in späteren Phasen des Projekts auftauchen und zu erheblichen Verzögerungen, Budgetüberschreitungen und sogar zum Scheitern des Projekts führen.

Ein proaktiver Ansatz zur Umgehung dieses Problems besteht darin, sich auf den schlimmsten Fall vorzubereiten. Dazu gehört, dass man sich auf „Was wäre wenn“-Situationen konzentriert und auf mögliche Entwicklungen angemessen vorbereitet ist.

Wie der NBA-Superstar Giannis Antetokounmpo sagte, müssen wir anerkennen, dass es bei jedem Projekt, wie bei jedem Spiel, gute und schlechte Tage geben wird. Dinge können und werden schief gehen.

Glücklicherweise können innovative Technologie, insbesondere hochmoderne KI-gestützte Plattformen, in Kombination mit sorgfältig geplanten Strategien die Effektivität des Risikomanagements erheblich verbessern.

7. Überwachung und Kontrolle

Sind Sie über den Echtzeitstatus Ihres Projekts auf dem Laufenden?

Die Überwachung und Kontrolle des Projekts ist einer der wichtigsten Schritte zur Messung des Projekterfolgs.

Für Projektleiter ist es jedoch oft schwierig, die aktuelle Situation in Echtzeit zu erfassen, ohne Feedback von jedem Teammitglied einzuholen. Ein klarer, sofortiger Überblick über den Projektstatus kann der Schlüssel zur Vermeidung von Verzögerungen, Missverständnissen und verlorener Arbeit sein.

Wie im Geschäftsleben ist auch bei Projekten die Zeit oft ein kritischer Erfolgsfaktor. Wir alle kennen den Moment, in dem wir sagen: „Hätte ich das nur früher gewusst“.

Mit den richtigen Tools können Sie zeitaufwändige Besprechungen mit Teamkollegen vermeiden. Sie haben einen klaren Überblick. Sie sind in der Lage, jede Überraschung zu erkennen, bevor sie Ihr Projekt aus der Bahn werfen kann.

Sie können die Benachrichtigungen an die jeweiligen Rollen anpassen. Sie entscheiden, wann und welche Projektaktualisierungen oder Statusbenachrichtigungen Sie erhalten möchten. Es ist, als hätte man einen persönlichen intelligenten Assistenten, der auf einen aufpasst. Es geht darum, informiert und konzentriert zu bleiben und die Kontrolle über den Fortschritt Ihres Projekts zu behalten.

So vermeiden Sie mit Hilfe von ValueMiner das Scheitern von Projekten

Auch wenn es die Fallstricke des Scheiterns von Projekten schon seit langem gibt, sind durch Planung und Technologie neue Lösungen entstanden.

Ein proaktives und effektives Projektmanagement kann die Investition in Software beinhalten, eine Strategie, die weit verbreitet ist. Laut KPMG setzen satte 71 % der Unternehmen Projektmanagement-Software ein, um die Kontrolle und Verwaltung ihrer Projekte zu verbessern.

Maßgeschneiderte Software kann Ihr Geheimtipp sein, um das Scheitern von Projekten zu vermeiden. Sie stellt Ihre Ziele in den Mittelpunkt, bietet übersichtliche Dashboards und Berichtsschnittstellen und ermöglicht eine Überwachung in Echtzeit.

ValueMiner ist die All-in-One-Softwareplattform mit KI-Unterstützung, die alle wichtigen Tools an einem Ort vereint, um Ihre Projekte und Teammitglieder auf Kurs zu halten.

Mit ValueMiner erhalten Sie Heatmaps in Echtzeit, leicht anpassbare Roadmaps und interaktive neuronale Netzwerkwolken, die die Abhängigkeiten zwischen Aufgaben, Zielen und Rollen hervorheben. Wir bei ValueMiner haben es uns zur Aufgabe gemacht, Sie bei der Optimierung Ihrer Zeit und Ressourcen durch eine personalisierte Plattform zu unterstützen, damit Sie Ihre Projekte mühelos und erfolgreich verwalten können.

Denken Sie daran: So wie ein NBA-Team eine Saison ohne Meisterschaft nicht als Misserfolg ansieht, sollten Sie Rückschläge in Projekten nicht als Misserfolg betrachten. Mit der KI-gestützten Softwareplattform von ValueMiner können Sie Projekte jeder Größe nahtlos planen, zusammenarbeiten, organisieren und pünktlich abschließen.

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